Secretaría
Las principales actividades a realizar en el área de secretaria son la recepción de solicitudes de obra y apoyos de todos los ciudadanos del municipio, así mismo resguardar el archivo de las diferentes áreas, así mismo participar en las reuniones de Cabildo y redactar las actas correspondientes, certificar facturas y fierros de patentes ganaderas, constancias y certificaciones solicitadas al Ayuntamiento. Además de la coordinación con todas las áreas para ofrecer un buen servicio a la Ciudadana, sin duda algo trascendental para la armonía y progreso dentro del Municipio.
OBJETIVO GENERAL
Coordinar las actividades políticas, administrativas y sociales que se generen en el H. Ayuntamiento, dando fe de los hechos de conformidad con sus atribuciones legales.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
1) Enfocando los esfuerzos al logro de la satisfacción de las partes interesadas, es necesario Brindar atención de calidad, servicios directos a la ciudadanía, asesoría de trámites y canalizar a cada ciudadano (a) al área que corresponda, así como la recepción y seguimiento eficaz de todas las solicitudes presentadas.
2) Coadyuvar a garantizar el correcto y oportuno despacho de los asuntos socio-políticos y jurídicos del H. Ayuntamiento de Chicontepec coordinando, vigilando y evaluando el desarrollo de los mismos, así como colaborando de manera permanente como área de apoyo institucional al Presidente Municipal y al Honorable
MISIÓN
1) Somos una entidad municipal que garantiza la ejecución de los actos administrativos que la ley le confiere y coordina las funciones facilitando y eficientando los canales de comunicación para una adecuada atención en los asuntos de su competencia.
2) Ser un enlace entre los distintos departamentos y la Ciudadanía, con el Presidente Municipal y el H. Ayuntamiento y viceversa, en todos los asuntos que no tengan que tratarse de manera directa entre las partes, presentando una atención rápida, eficiente, eficaz y a las necesidades y requerimientos que le sean solicitados.
VISIÓN
Ser una entidad municipal reconocida por su profesionalismo y vocación de servicios, canalizando y garantizando soluciones a las necesidades y requerimientos ciudadanos, así como a los actos de gobierno que le correspondan.
ACCIONES
1) Administrar, abrir y distribuir la correspondencia oficial del ayuntamiento, dando cuenta diaria al presidente municipal, para acordar su trámite. Si algún pliego tuviere el carácter de confidencialidad, lo entregará sin abrir al presidente;
2) Dar cuenta mensualmente y por escrito al presidente municipal, acerca de los asuntos de su respectiva competencia, así como el número y contenido de los expedientes pasados a comisión, con mención de los que hayan sido resueltos y de los pendientes;
3) Compilar y poner a disposición de cualquier interesado las leyes, decretos, reglamentos, circulares y órdenes emitidas por el estado o la federación que tengan relevancia para la administración pública municipal
4) Asistir a las sesiones de cabildo, con voz, pero sin voto;
5) Coordinar y atender en su caso, los encargos que le sean encomendados expresamente por el presidente municipal o el ayuntamiento, dando cuenta de ellos;
6) Distribuir entre los empleados de la secretaría las labores que les correspondan;
7) Expedir las certificaciones y los documentos públicos que legalmente procedan, y validar con su firma identificaciones, acuerdos y demás documentos oficiales emanados del ayuntamiento o de la secretaría;
8) Cuidar que los asuntos de despacho se tramiten dentro de los plazos establecidos por las leyes;
9) Tener a su cargo y resguardo el archivo municipal;
10) Mantener, bajo su custodia y responsabilidad, los sellos de oficina, los expedientes y documentos del archivo;
11) Desempeñar con oportunidad las comisiones oficiales que le confiera el presidente municipal o el ayuntamiento;
12) Custodiar y resguardar los sellos de la secretaría, así como los expedientes y documentos que se encuentren en la misma;
13) Redactar los acuerdos y las minutas de circulares, comunicaciones y demás documentos oficiales